UKA-23 har satt inn tiltak: – Var nok litt kaotisk tidligere

Åtte timer med jobb, noen ganger på nattestid. Lite informasjon om arbeidsoppgaver og lite sosialt. Og ikke minst: tabu å snakke om utnyttelse av studentfrivilligheten. Slik beskrev «Hedda» opplevelsen sin som frivillig i Dødens dal for to år siden.

– UKA-23 gjør ikke det igjen, sa daværende UKEsjef Max Meinich til Under Dusken.

Kritikken førte til at årets UKEstyre startet tidlig med å sette inn tiltak for at de frivillige skulle få en god opplevelse. Blant tiltakene som ble satt inn, var en «åpen søknad» på det ordinære opptaket i august 2023.

Danial Bashir, nåværende administrasjonssjef i UKA, forteller at det blant annet skulle senke terskelen for førsteårsstudenter for å søke.

– Dersom man ikke har hatt så mye med UKA eller Samfundet å gjøre, ville vi at det skulle være veldig enkelt å søke, uten å måtte sette seg inn i alle stillingene og hva de innebærer.

Vil være tilgjengelig for alle

En annen grunn til at UKEstyret valgte å ha en åpen søknad etter det ordinære opptaket, var for å inkludere dem som var opptatt med fadderuker de første ukene i august.

– Det skjer mye for studentene i midten av august, og kanskje spesielt for førsteårsstudenter. Når man har muligheten til å sende inn en åpen søknad etter at det har roet seg litt, tenkte vi at UKA blir mer tilgjengelig. Flere får muligheten til å delta i et sosialt miljø, også etter fadderukene, sier Bashir.

Han legger vekt på at UKEstyret har lagt ned mye arbeid for å inkludere nye studenter.

– Planleggingsprosessen startet allerede i 2022. Vi har sett fra tidligere UKEr at behovet for frivillige endrer seg spesielt i september før UKA starter. Da blir det plutselig et behov for flere folk. 

Bashir forteller at det fører til at det oppstår flere uforutsette arbeidsoppgaver.

– Derfor har UKEstyret brukt hele våren på å planlegge hvordan vi skal løse den problematikken og hvordan vi kan rekruttere folk i september.

Løsningen var å opprette en åpen søknad der studenter som ønsket å være frivillige, kunne søke om å bli matchet opp med stillinger ved behov.

Ville oppleve frivillighetskulturen

Kristine Dehli går fjerde året på undervannsteknologi. Under UKA jobber hun som rigger i Dødens dal. Etter tre år som student i Trondheim bestemte hun seg for å søke på ekstraopptaket. Hun var ikke klar over kritikken fra de frivillige under UKA-21.

– Under UKA-21 tenkte jeg at det hadde vært gøy å være frivillig, så jeg husker jeg tenkte at jeg skulle søke neste gang UKA ble arrangert.

Da fristen nærmet seg, hadde flere venner av Dehli allerede søkt.

– Da la jeg også inn en søknad. Det var litt spontant, selv om jeg har hatt lyst til å være frivillig lenge.

Hun forteller at hun har vært student i Trondheim i tre år og hatt lyst til å oppleve frivillighetskulturen før studentlivet tar slutt.

– Det er et kjempestort arrangement, og dette er jo min siste UKE som student, sier Dehli.

– Føler jeg er tilbake på ungdomsskolen

Dehli og resten av riggerne i Dødens dal bytter på å ha vakter som varer fra åtte til tre og to til ni. Hun forteller likevel at de ofte kan gå før, og at de har dødtid der de kan være sosiale.

– Vi er en sosial gjeng som ble tatt opp, så når det er dødtid, finner vi på  ting. Vi spiller ofte enspretten, for eksempel. Av og til føler jeg at jeg er tilbake på ungdomsskolen, sier hun og ler.

Dehli forteller også at hennes gjeng har et godt internt miljø og god arbeidsstuktur. Hun har deltatt på mye sosialt, både i regi av UKA og med riggerne.

— Det er ikke bare et stort arbeidskjør hele tiden.

LES OGSÅ:  En polyglamorøs aften

Tillitsfunker og avvikssystem

Kritikken fra UKA-21 gikk blant annet ut på lange nattevakter i Dødens dal. Dette er det ikke lenger frivillige som gjør.

– Her bruker vi nå innleid arbeidskraft. Dette gjelder også nattevakter i Baccarat, sier Bashir.

UKEstyret har hatt tilgang til data fra tidligere UKEr. Bashir forteller at det har gjort det mulig for styret å gjøre omfattende analyser av alt som gjelder arbeid under UKA.

– På denne måten har vi klart å gjøre om på skiftplanene, slik at det blir mer bærekraftig å jobbe.

I tillegg til innleid arbeidskraft på nattevakter har skiftene blitt kortere, og det har blitt innført en ordning med såkalte tillitsfunker i de store gjengene.

– Det er tillitspersoner i alle de store undergruppene i UKA. Det vil gjøre det enda mer lavterskel å si fra om noe ikke er bra.

UKA har tidligere hatt avvikssystemer, men ifølge Bashir har disse blitt oppdatert i år.

– Nå er det mulig å følge opp avvik internt. Vi kan komme med tilbakemelding til innsender om hva som har blitt gjort av tiltak. Man kan selvfølgelig også sende inn avvik anonymt, sier Bashir.

Opplever god kommunikasjon fra ledelsen

Dehli har opplevd at ledelsen har vært god på å kommunisere hvordan en skal si fra hvis man opplever avvik. Det gjelder både HMS-avvik og om en opplever noe som ikke er greit.

– Vi vet godt hvor vi skal registrere ting. Det er mye og god informasjon om hvor man skal si fra. HR er også veldig kjappe på å svare dersom det skulle være noe, sier hun.

Dehli forteller også at det har vært en tydelig forventningsavklaring om hva vervet hennes innebærer.

– Jobben samsvarer med det jeg ble fortalt på intervju. Hver gang vi møter opp på skift, har vi en liten brief der vi snakker om hva arbeidsoppgavene er og hva planen er.

– Vært litt kaotisk tidligere

Det er ikke nytt at UKA har en egen HR-avdeling. Likevel er det nytt i år at avdelingen har et særskilt ansvar for den åpne søknadsprosessen.

– Det har kanskje vært litt kaotisk tidligere UKEr, men vi har innført en ryddig måte å ta imot nye søkere på, sier Bashir.

Han forteller at informasjonen som gis på intervju, har blitt systematisert, slik at det gis ut ordentlig informasjon om hva de forskjellige stillingene innebærer. På den måten opplever de som blir intervjuet en tydelig forventningsavklaring.

– Nå har vi noen med ekstra ansvar for at det skal gå bra, sier han.

LES OGSÅ:  UKEtrimmen: Fire tips for å begynne med dødsing