Gjengsjefene på Samfundet: – Dette vervet er ikke for alle

Hanne Mortensen Rustad er 23 år, lektorstudent ved NTNU og gjengsjef i Markedsføringsgjengen (MG) på Studentersamfundet. Etter kun ett år som frivillig fikk hun mulighet til å ta over gjengsjefrollen, et verv hun tok over etter jul.

– Det er veldig gøy å få tilliten så tidlig, og å få muligheten til å ta på seg et større verv. Så jeg har trivdes veldig godt med det så langt, forteller Rustad.

Rustad har erfaring fra ISFiT, men forteller at vervet som gjengsjef er et stort ansvar. Som ny er det ikke alltid like lett å vite hvordan man skal og bør håndtere ulike situasjoner.

– Det er veldig godt å ha noen å støtte seg på. Jeg har fått veldig god hjelp fra ham som var gjengsjef før meg. I tillegg er det jo slik at alle i gjengen jobber som frivillige, så jeg opplever at det er stor forståelse for at man lurer på ting og spør om det, sier Rustad.

Hun forteller at hun også kan lene seg på nestleder, økonomiansvarlig og styret. Erfaringsoverføringen for gjengsjefer starter ved slutten av semesteret før den nye gjengsjefen tar over rollen.

«Gjengsjefhatten» versus «vennehatten»

Det er flere utfordringer knyttet til det å være ung leder på Samfundet. Rustad sier at det å skille mellom å være venn og sjef kan være en utfordring.

– Man er jo mye sammen og kommer veldig tett på alle i gjengen, så det å måtte ta en alvorssamtale eller å følge opp en sak kan være utfordrende. Man må bytte på å ha på seg «gjengsjefhatten» og «vennehatten», sier Rustad.

Rustad forteller at hun har fått opplæring i håndtering av personalsaker gjennom erfaringsoverføringen, i tillegg til at hun har tilgang på en ressursside med oversikt over hvem man skal kontakte i ulike situasjoner. Selv om Rustad mener at hun har de ressursene hun trenger tilgjengelig, er det et stort ansvar.

– Personalansvar er noe man må ta veldig på alvor. Som gjengsjef er det noe man må tenke på til enhver tid, enten om det er en mandag formiddag eller på fest en sen lørdags kveld, sier hun.

Rustad ønsker at det skal være lav terskel for å ta kontakt om det er noe som plager en, og at det er mange på Samfundet man kan prate med.

– Man kan snakke med gjengsjef, baksida eller folk utenfor gjengen. Det er viktig at man finner noen å prate med om man trenger det, og den personen trenger ikke være meg, bare fordi jeg er gjengsjef, sier hun.

Rustad har opplevd at baksidesystemet fungerer godt, og at baksida er tilgjengelig for både store og små ting man har på hjertet.

– Jeg tror ikke det er selve systemet som er utfordringen, men heller at man er nødt til å kommunisere hvilke muligheter man har til for eksempel å varsle eller hvem man kan snakke med, sier Rustad.

LES OGSÅ: Disse skal lede Samfundet

En spennende opplevelse

Etter ett semester med studier meldte Kristoffer Meggelæ Pedersen seg inn i Kafé- og serveringsgjengen (KSG) på Samfundet. Siden det har han vært bartender, personalsjef og gjengsjef for gruppa. Nå er han ferdig med ledervervet, men sitter igjen med mange gode opplevelser.

– Det var veldig givende og utrolig gøy. Det er jo en gjeng på over 300 medlemmer, så jeg har opplevd mye forskjellig, og det har blitt krevd mye av meg. Jeg jobbet blant annet tett med styret og funkesjefene for å gi gjengen det den trengte.

Pedersen forteller at han har tatt med seg erfaringer på godt og vondt. Gjennom gjengsjefvervet lærte han å samarbeide med folk med ulike meninger, verdier og måter å arbeide på.

– Jeg har lært veldig mye om hvordan man skal lede en frivillig gjeng. Din hovedoppgave er jo blant annet å gi de andre i gjengen det som trengs for at de skal være gode ledere for sin egne interne grupper, sier han.

Pedersen forteller at det lett kan oppstå konflikter i større grupper. Likevel understreker han at uenigheter og diskusjon også kan føre til gode løsninger.

– Jeg har brent veldig for at folk skulle trives, og det krever jo veldig mye når det er en så stor gjeng. Mye handlet om å skape gode rutiner for å hjelpe de som har personalansvaret, forteller han.

Pedersen forteller også om utfordringene som kan oppstå når man håndterer saker om folk man kjenner.

– Et problem man ikke kommer unna, er at du kommer til å være den personen som er nødt til å ta de vanskelige sakene som oppstår i gjengen. Selv i de sakene som ikke handler om mine beste venner, så kjenner jeg alle ganske godt, sier Pedersen.

En bratt læringskurve

I balansegangen mellom gjengsjef og student trekker Pedersen frem flere utfordringer med de sosiale rollene.

– Det er en vanskelig balanse, spesielt siden man føler man må holde tilbake på sosiale ting. Man må ha en viss integritet og en viss tiltro, og den er det veldig lett å ødelegge om man for eksempel er veldig full, sier han.

Pedersen beskriver også en litt kaotisk start på vervet, med mange nye frivillige som skal ha ansvar for mange.

– Naturligvis blir det da en veldig bratt læringskurve. Baksidekurset var et viktig utgangspunkt for å få til jobben, men for min del var det viktigste å ha gode personer man kan støtte seg på.

Uansett hvor godt apparat og kursing du har for å få til jobben, mener den tidligere gjengsjefen at flere ting bare kan læres gjennom erfaring.

– Personalansvar og personalsamtaler er noe man må lære. Det er veldig erfaringsbasert.

Ifølge Pedersen var personal- og disiplinærsaker de vanskeligste.

– Sakene har sjelden ett riktig svar, og siden det har med personer å gjøre, blir det et dilemma. Man må ta avgjørelser basert på den informasjonen klarer å få fram, forteller han.

LES OGSÅ: Velferdstinget brukte 275 000 kroner på jubileumsfest

– Det er personer som misliker meg

Av og til går disse sakene en annen vei enn ønsket, og det kan føre til ubehagelige situasjoner.

– Jeg har hatt personer og saker som jeg har jobba veldig lenge med, som har endt med at personen misliker meg veldig kraftig. Det er synd, men det er jo noen som må gjøre det. Jeg mener det er riktig at den som har fått tiltroen til å være gjengsjef, er den som må gjøre drittarbeidet, sier Pedersen.

Han ønsker å rose KSG for hvordan de løser slike saker.

– I KSG har vi det slik at gjengsjef tar seg av så mye som mulig innad i gjengen. For eksempel for kortmisbruk, dårlig stemning eller arbeidsmiljø. Det er bra at gjengsjef tar tak i problemene tidlig, sånn at det ikke eskalerer.

Selv om Pedersen synes at Styret på Samfundet gjør en god jobb, mener han at systemet kunne vært mer transparent. Han tror mange medlemmer ved Samfundet ikke vet hvordan systemene fungerer og på hvilke nivåer saker blir håndtert. Det kan være negativt for den tilliten medlemmene har til Styret.

– Jeg tror litt mer gjennomsiktighet hadde vært bra, for det er ikke mange som vet hva som egentlig skjer blant de som tar beslutninger på Samfundet. Folk kan få feil inntrykk av avgjørelsene som blir tatt, selv om det er gode grunner til det som de fleste ikke vet om.

Leder Fredrik Akre ved Studentersamfundet sier at det kan være utfordrende å dele mye om Styrets arbeid, blant annet fordi arbeidsmiljøloven legger begrensninger for hvor mye man kan dele om disiplinærsaker.

– Vi har flere tiltak for å gjøre systemet mer transparent. Ved utestenging vil gjengsjefen til vedkommende bli informert om avgjørelsen og bakgrunnen for den. Dette sendes også til andre nøkkelpersoner, deriblant Rådet, som er Styrets kontrollorgan. De ser til at Styret ikke gjør noe de ikke har lov til, sier Akre.

Samfundetlederen forteller at den som mottar straffen kan anke saken, slik at den blir tatt opp til ny behandling av Rådet. Straffene som blir gitt, leses opp anonymisert i Storsalen, slik at medlemmene har en viss kontroll på Styrets arbeid.

Opphopede konflikter

Akre forteller at mye av personalansvaret på Samfundet ligger på gjengsjefene.

– Gjengsjefene har et stort ansvar, og det er masse de må ordne og fikse. Men så er de også bare mennesker. Ofte er det de mest engasjerte som får ekstra belastninger, sier Akre.

Etter gjenåpningen beskriver Akre at det har vært flere konfliktsaker enn vanlig, noe som kan legge press å gjengsjefene.

– Folk har vært i gjenger i to år, og nå skal de plutselig jobbe sammen og dra på fest sammen. Da har saker som egentlig har skullet komme over en toårig periode, kommet opp nå, veldig opphopet, sier Akre.

Akre anerkjenner at dette har blitt en stor belastning for noen gjengsjefer på Samfundet.

– Det har synliggjort hvor vi trenger å jobbe videre, og det har vist at gjengsjefene trenger et bedre system. Dette er en prosess vi arbeider med på Samfundet nå, forteller han.

Et lavterskel samtaletilbud

I en organisasjon som Samfundet, med en stor og mangfoldig medlemsmasse, vil det kunne oppstå konflikter mellom medlemmene. Akre forteller at baksida er det viktigste systemet for å fange opp personalsaker på Samfundet.

– Det er i baksida vi har mest folk, det er der vi satser. Jeg mener at samtalene vi har der, er mye viktigere enn samtalene vi har i Styret og i disiplinærsammenheng, sier Akre.

Baksida er et samtaletilbud som består av frivillige i hver gjeng og seksjon på Samfundet. Baksidekontaktene skal være et alternativ til gjengsjef, leder eller personalleder om man trenger noen å snakke med.

– Det er mellom 100 og 200 baksidekontakter på Samfundet, fordelt mellom alle gjenger og seksjoner. Formålet er at det skal være et lavterskel samtaletilbud, slik at alle har noen å snakke med, sier Akre.

Alle baksidekontakter har taushetsplikt, men om det blir behov for mer støtte, kan de lene seg på Samfundets to baksideansvarlige som sitter i Gjengsekretariatet.

Akre forteller at samtaleordningen er viktig fordi det ofte ikke er straff som er det beste tiltaket når folk havner i konflikt. For eksempel kan det være vanskelig å straffe saker som ikke har opphav på Samfundet.

– Jeg er av den oppfatning av at man bruker straff som en litt enkel løsning på et vanskelig problem. Når folk er kjipe og gjør kjipe ting, er det ofte noe som ligger bak. Det kan gjøre saker veldig kompliserte, sier han.

Akre forteller at Styret ikke bare utøver straff i vanskelige saker, men også fungerer som et støtteorgan for medlemmene sine.

– Samfundet har tett kontakt med Sit, som blant annet kurser baksidekontaktene og tilbyr samtaler til studenter som har det vanskelig. I tillegg kan Samfundet sette medlemmer i kontakt med advokat og psykolog. Vi ønsker ikke nødvendigvis å straffe medlemmene våre, men å bidra for å løse konflikten, sier Akre.

LES OGSÅ: Begeret er fullt, Ola Borten Moe

Vanskelig å skille mellom private og Samfundsrelaterte saker

Akre sier at det kan være vanskelig å skille ut hvilke saker Samfundet er ansvarlige for.

– Det er ikke alltid avgjørelsene blir akseptert av de som er direkte involvert, og det er ikke så rart, selvfølgelig.

Samfundetlederen sier at en av de største utfordringene er å skille mellom saker som er private og saker som ligger under Samfundets ansvar.

– Det er veldig tydelig at Samfundet har et ansvar dersom en frivillig utsettes for noe mens han eller hun er satt opp på vakt. Andre saker har kanskje bakgrunn i noe personlig og har eskalert mens personene har vært medlem på Samfundet. Det er da det begynner å bli vanskelig, sier Akre.

Det vanskelige skillet mellom private saker og Samfundsrelaterte problemer er en av årsakene til at det i noen saker kan være vanskelig å straffe.

– Vi har 16 000 medlemmer, og jeg har ingen rett til å ha samtaler med alle sammen om privatlivene deres. Vi prøver likevel å involvere oss når det oppstår en konflikt, som en nøytral part, sier Akre.

Som leder er Akre personlig ansvarlig for alle medlemmene på Samfundet.

– Det er veldig viktig at vi ivaretar begge parter i en konflikt. Ofte kan saker oppstå på grunn av en misforståelse, og det er viktig at vi lytter til dem som ønsker å si noe, sier Akre.

– Et ålreit sted å være

Leder Dag Herrem for finansstyret ved Samfundet forteller at disiplinærsystemet brukes når folk har brutt Samfundets regler. Dette kan være saker som vold, brudd på regler, seksuell trakassering eller tyveri. Slike saker er Finansstyrets ansvarsområde. Samfundets Styre kan straffe ved å fjerne medlemsretten eller retten til å være frivillig.

– I løpet av de tolv årene jeg har vært leder i Finansstyret, har jeg bare hatt seks eller sju saker. I utgangspunktet ville man kanskje tenkt seg at det var flere, men det kan ha med reglene våre og hvordan de følges opp. Samfundet skal være et ålreit sted å være, sier Herrem.